Том 14, № 8 •декабрь 2000
• Практические советы•
Виртуальная неделя открытых дверей
Элизабет А. Бамгарнер

При одной мысли об этом меня бросало в дрожь. Дело в том, что в связи с Неделей национальных библиотек мы с шефом решили, что наша библиотека информационных систем при Time Customer Service должна провести день открытых дверей. В начале года мы многое переделали на интрасетевом библиотечном сайте, и мне хотелось продемонстрировать наши новинки пользователям. Это были не просто косметические изменения; на сайте появились новые инструментальные средства, которые очень пригодились бы пользователям в работе, и их нужно было прорекламировать.

Time Customer Service - это служба журнальной компании Time Inc., базирующаяся в Тампе. Она занимается обслуживанием клиентов и информационными системами (ИС), ведет каталог и подписку. Библиотека ИС обслуживает клиентов Центра обработки данных в разных уголках мира. Основная группа приблизительно из 500 пользователей находится в Тампе. Библиотечный фонд содержит 1800 руководств по компьютерам, 23 журнальных наименования, несколько книг и обширную онлайновую документацию, насчитывающую более 3200 руководств. Вдобавок к этому, библиотека занимается поиском данных, создает и ведет информационные профили для пользователей и приобретает все материалы для клиентов ИС.

Отмечая дату намеченного мероприятия в своем календаре, я вдруг вообразила себе эту картину. Сижу я, библиотекарь-одиночка, за компьютером в библиотеке, и показываю новинки горстке людей, которые сгрудились вокруг меня, пытаясь разглядеть, что там на 15-дюймовом экране. А мне нужно объяснить, что нового появилось на сайте, не забывая при этом присматривать за угощением, следить за количеством посетителей, отмечать, сколько из них пришли только для того, чтобы полакомиться, а на новый сайт даже не взглянули, отвечать на вопросы... И я все говорю, говорю без передышки, так что во рту пересохло. И тогда мне в голову пришла идея: если я хочу, чтобы люди действительно увидели обновленный сайт, следует устроить день открытых дверей прямо в интрасети. Помимо прочего, это позволит превратить день открытых дверей в целую неделю и привлечь больше народу. Поскольку Центр обработки данных, на который приходится львиная доля основного контингента пользователей нашей библиотеки, работает круглосуточно и без выходных, использование интрасети позволит легче охватить больше клиентов. Я предложила эту идею шефу, и он сказал: "Валяй!"
 

Подготовка к виртуальной неделе открытых дверей
Прежде чем начинать подготовку к виртуальной неделе открытых дверей, мне нужно было нанести последние штрихи на новом библиотечном сайте. Когда с этим было покончено, настало время заняться созданием сайта открытых дверей. Я быстро поняла, что для успешного проведения виртуальной недели открытых дверей потребуется то же самое, что и для традиционного мероприятия такого рода (содержание, расписание, реклама, поощрительные призы и т. д.). Необходимо будет также продумать содержание и оформление веб-страницы.

Для начала я предупредила нашего веб-мастера, что мне временно понадобится больше места на сервере. Мы также договорились, что на период проведения Недели национальных библиотек на базовой странице Центра обработки данных будет помещена прямая ссылка на сайт открытых дверей. Я решила посвятить это мероприятие рассказу о новинках библиотечного веб-сайта. Описание новинок лучше сделать покороче, максимум в один экран, чтобы страницу не нужно было прокручивать. Тогда пользователи не успеют потерять интерес и не уйдут с сайта раньше времени.

Когда дело дошло до создания нового интрасетевого сайта, я решила взять Microsoft FrontPage 2000 - ту же программу, которую использовала для разработки исходного библиотечного веб-сайта. Первоначально моя экскурсионная страница состояла из текста на тематическом фоне. Нужно было добавить картинку. В поисках подходящего изображения я перерыла горы файлов с "клип-артом", но так ни на чем и не остановилась. Однажды ночью меня осенило. Почему бы не сделать виртуальным гидом мою кошку Дарси? У меня масса ее фотографий, и подобрать несколько штук не составило труда. Я выбрала по одному снимку для каждой страницы, просканировала их и вставила изображения в веб-страницу. Затем я переписала весь текст от лица Дарси, рассказывающей о каждой новинке библиотечного сайта. Кошка в роли гида позволила придать экскурсии непринужденность и внести юмористическую нотку, сохранив в то же время лаконичность, к которой я стремилась. Наконец, моя виртуальная экскурсия начала приобретать четкие контуры.

Когда с этим было покончено, сайт открытых дверей состоял из шести страниц. На первой странице было приветствие. На каждой из последующих четырех страниц рассказывалось об одной из четырех новинок, а с шестой страницы пользователь попадал на базовую страницу обновленного библиотечного сайта. Для проведения экскурсии к постоянному интрасетевому сайту библиотеки добавили три страницы, которые после окончания Недели национальных библиотек были убраны.

Первой из этих трех добавленных страниц была гостевая книга. Я организовала на всех страницах библиотечного сайта ссылки на гостевую книгу, так чтобы посетители при осмотре обновленного сайта легко могли выйти на нее с любой страницы. В гостевой книге посетители могли зарегистрироваться для участия в лотерее (главным призом был подарочный сертификат от Barnes & Noble на сумму 25 долларов) и для получения утешительных призов. Здесь также было отведено место для отзывов и пожеланий. После того как посетитель расписывался в гостевой книге и нажимал кнопку "отправить", система выдавала страницу с подтверждением, что он внесен в список участников лотереи. Здесь же ему выражалась именная благодарность за то, что он расписался в гостевой книге и удостоил сайт открытых дверей своим посещением. Гостевая книга представляла собой форму обратной связи, созданную с помощью "Form Page Wizard" в приложении FrontPage 2000, и предназначалась для передачи введенной информации в персональный текстовый файл на веб-сайте. (При создании гостевой книги мне очень пригодилась программа FrontPage 2000 for Dummies.)

Постепенно веб-сайт приобретал законченные очертания, и настало время начать рекламу предстоящего мероприятия. Я обратилась к вице-президентам Центра обработки данных и Отделения разработки приложений с просьбой выделить мне время в планах совещаний своих сотрудников на неделе, предшествующей Неделе национальных библиотек. Я надеялась, что руководители подразделений заинтересуются идеей проведения недели открытых дверей и напомнят своим сотрудникам о полезности библиотеки и ценности предоставляемых ею услуг.

В ожидании совещаний я сделала в PowerPoint презентацию, посвященную усовершенствованию библиотечного сайта и экскурсии на готовящийся сайт открытых дверей. Еще я подготовила рекламную листовку о предстоящем событии. В каждой листовке содержались стандартные сведения типа "что, где, когда и почему" (вместе с информацией о призах для посетителей). Наконец, чтобы умаслить руководство, я принесла на совещание огромное блюдо домашней выпечки.

Неделя открытых дверей приближалась. Я закончила оформление веб-страницы и приготовилась загрузить ее на сервер. В воскресенье накануне Недели национальных библиотек я пришла в офис и загрузила интрасетевые страницы сайта открытых дверей, чтобы заранее проверить ход экскурсии и убедиться, что все работает нормально.
 

Открытие сайта и реакция пользователей
Сайт открытых дверей заработал в воскресенье вечером. Поначалу он вызвал даже больший энтузиазм, чем я ожидала. Но шли дни, и ряды посетителей стали редеть. В середине недели я направила потенциальным пользователям библиотеки, еще не побывавшим на сайте, вторую серию рекламных листовок. Это помогло оживить интерес.

Пока неделя открытых дверей шла своим чередом, я занялась подготовкой утешительных призов. Еще раньше я прочла в Time об одной интернет-булочной, которая специализируется на изготовлении печенья по заказу. Эта булочная под названием Ebake.com берет логотип компании, фотоснимок или другое изображение и воспроизводит его на печенье в мельчайших деталях. Просмотрев каталог цен и определив приблизительную стоимость, я снова обратилась к шефу, который с энтузиазмом одобрил эту идею. В качестве рисунка для печенья он предложил использовать новую базовую страницу нашей библиотеки.

Однако после консультации в Ebake.com выяснилось, что уменьшить изображение страницы до нужного размера (примерно 7,6 x 6,3 см) так, чтобы при этом оно оставалось читабельным, практически невозможно. Поэтому я решила взять только название библиотеки, три из новинок, о которых рассказывается на сайте открытых дверей, и изображение виртуального гида - кошки Дарси.

Когда Неделя национальных библиотек закончилась, гостевую книгу закрыли, убрали с сервера сайт открытых дверей и три дополнительные страницы, а также все специальные ссылки на этот сайт. Затем я сделала заказ в Ebake.com. У них дифференциальная шкала цен, так что стоимость зависит от количества заказываемых изделий, а за доставку берется отдельная плата. Каждое печенье обошлось нам в 1 доллар и 80 центов. Заказ доставили в течение трех рабочих дней в идеальном состоянии.
 

Завершающие этапы
Следующие выходные ушли на оформление утешительных призов. Печенье я расфасовала небольшими упаковками. В каждой целлофановой упаковке было два печенья из местного супермаркета и одно - из Ebake.com. С помощью Microsoft Publisher 2000, цветного принтера, бланков для визитных карточек и перфоратора я сделала для упаковок ярлычки. Поскольку и FrontPage 2000, и Publisher 2000 - это продукты Microsoft, я смогла использовать в оформлении все тот же лейтмотив интрасетевого библиотечного сайта - это показалось мне удачным способом связать упаковки с базовой страницей. На ярлычке было название библиотеки, изображение Дарси и "спасибо" от меня и Дарси. Для удобства раздачи призов я написала фамилию каждого получателя на обороте ярлычка.

В понедельник вице-президент Центра обработки данных вытянул фамилию победителя лотереи из списка базы данных, созданного на основании гостевой книги. Я вручила счастливчику подарочный сертификат и раздала утешительные призы. Вручение призов дало мне возможность встретиться со всеми участниками экскурсии. Некоторые из них пользовались библиотекой только через сеть, и я никогда их раньше не встречала. Мне показалось любопытным, что люди часто совершали виртуальную экскурсию целыми группами - если на нее отправлялся один человек, то его коллеги в соседних кабинках делали то же самое.

С момента зарождения этой идеи до момента вручения последнего пакетика с печеньем прошло полтора месяца. Мне пришлось изрядно потрудиться, тем более что других библиотекарей у нас нет. Но поскольку у нас в офисе разрешен скользящий график и я прихожу на работу очень рано, то пару часов в день я могла не отвлекаясь заниматься сайтом открытым дверей без особого ущерба для моей основной работы.

Когда были выметены последние крошки от печенья и я ответила на все замечания в гостевой книге, я задумалась над тем, насколько же неделя открытых дверей повысила популярность и престиж нашей библиотеки. Виртуальная неделя открытых дверей была чем-то новым и непривычным. И люди прекрасно отреагировали. Это был эффективный и в то же время простой способ охватить людей, работающих в три разные смены. Я уверена, что мне удалось охватить больше людей, чем это было бы возможно при проведении обычного дня открытых дверей. А оригинальная выпечка привлекла внимание тех, кто не участвовал в этом событии. В виртуальной экскурсии приняла участие примерно четверть от общего числа наших пользователей. Благодаря этому мероприятию многие пользователи теперь лучше осведомлены об услугах библиотеки. Для меня это было грандиозное событие, и его так хорошо восприняли, что теперь мне придется побеспокоиться о том, как превзойти нынешний успех в будущем году!
 
 

Элизабет А. Бамгарнер пятнадцать лет работает информационным библиотекарем в Time Customer Service в Тампе, шт. Флорида. Она окончила аспирантуру Колледжа Розари в Ривер-Форесте, шт. Иллинойс, по специальности библиотековедение и информатика и имеет степень магистра библиотековедения. Ее электронный адрес: Liz.Bumgarner@custserv.com.